Planifica tu presencia en ferias profesionales: el antes, durante y después del evento

Acudir a una feria profesional es una técnica de venta y promoción recurrente desde tiempos inmemoriales. Desde los primeros encuentros de comerciantes, reunidos en mercados siglos atrás, hasta los hiperprofesionalizados eventos sectoriales de hoy en día, cualquier punto de encuentro entre quien ofrece y quien busca es bueno para ambas partes. Por eso, la presencia en ferias profesionales hay que planificarla al detalle, desde mucho antes de que llegue la fecha señalada.

Cada momento tiene sus acciones. Y es importante prestarle a cada una de las etapas la atención que merece para que el resultado, a nivel global, sea positivo. Por ello, desde äbranding, gracias a nuestros años de experiencia elaborando diseño de stands, organización de eventos y un sinfín de recursos por y para reuniones profesionales, vemos algunos consejos fundamentales en cada una de las fases (antes, durante y post evento). Nuestros diez mandamientos.

Antes del evento: atado y bien atado

Para sacarle el máximo partido a una feria, congreso, aniversario, conferencia o simposio de cualquier tipo al que nuestra empresa pueda acudir a realizar una exposición es necesario organizarse.

Fija un objetivo

¿A qué vamos? Para planificar tu presencia en ferias profesionales tienes que saber primero qué esperas extraer de ellas: ventas directas, contactos, notoriedad, imagen de marca… A cada fin podemos llegar por caminos diferentes, por lo que debemos saber cuál tomar antes de empezar.

Asigna un presupuesto

Desgraciadamente, en la vida nada es gratis. Y, si queremos conseguir una meta ambiciosa, deberemos poner carne en el asador para ello. Además de los costes vinculados a los elementos tangibles como el diseño del stand, su fabricación y construcción, folletos promocionales y otros elementos; también deberemos tener en cuenta costes del espacio expositivo, organización, viajes, hoteles y dietas, entre otros conceptos que en mucha ocasiones no se tienen en cuenta. 

Acciones que buscan reacciones

Si queremos tener un impacto hay que hacer todo lo posible por provocarlo. Realizar un newsletter para invitar a nuestros contactos a visitarnos. Un microsite o una app específica. Hacer una campaña en redes sociales para dar difusión a nuestra presencia. Diseñar unos flyers o invitaciones. Hay muchas cosas que podemos hacer para que acudir a una feria profesional genere expectación y tenga repercusión.

Un equipo humano

Aunque sea complicado salirse de la vorágine del día a día, deberás pensar en el equipo más adecuado, que tenga perspectiva para planificar la presencia de la empresa en ferias profesionales. Este equipo estará especialmente dedicado a ello, con tiempo y poderes para decidir. Elaborar la estrategia, valorar las necesidades y cómo cubrirlas no es algo que pueda hacerse a pinceladas, en ratos sueltos ni a toda prisa cuando la fecha del evento se acerca.

Durante el evento: el momento de la verdad

Todo el trabajo de planificación de tu presencia en ferias profesionales debe cristalizar durante el evento. Días, incluso horas, en las que sacar partido a un extenso trabajo previo, y que podemos aderezar con ciertas prácticas para mejorar el rendimiento.

Ofrece algo diferente a lo habitual

Si estás en un evento profesional, es probable que muchas personas ya te conozcan. En un encuentro sectorial, las empresas que te rodean serán competencia, proveedores o clientes de la tuya, por lo que casi seguro sabrán quién eres y a qué te dedicas, al menos en líneas generales. Si queremos atraer a la gente a nuestro stand, hagamos algo más que hablar de nuestro libro: un aperitivo, una charla, un sorteo, un taller, un concurso… Las opciones son casi infinitas.

Merchandising… ¿Por qué no?

Los detalles aparentemente más nimios son los que pueden decantar la balanza. Hay que ser creativo y, aunque el objeto en sí mismo no sea excesivamente original (bolígrafo, camiseta, power bank…), conseguirás un impacto mayor si te preocupas por presentarlo a nivel de packaging de una forma diferente y personalizada. En muchas ocasiones, tampoco nos preocupamos demasiado en qué marcamos en el objeto, incluimos el logo de la empresa y poco más. Estamos generando un touch point con nuestro cliente objetivo y debemos orientar a nuestro prospecto hacia la información que queremos que conozca de nuestra compañía: no olvides poner la URL  de tu web o de un microsite de captación de leads. Y, por último, no olvides intercambiar dicho elemento de merchandising por una tarjeta. Te vendrá bien para tu base de datos de contactos. 

Un buen anfitrión

El merchandising es una manera de dar un buen recibimiento a las personas que se acerquen a tu stand a interesarse por tu actividad, pero no todo. Una buena actitud, una sonrisa, amabilidad y paciencia son los mejores aliados a la hora de atender a las visitas en una feria profesional. Además, con una gran ventaja: son gratis.

Después del evento: el aterrizaje

Muchas semanas de preparación, contactos con tu agencia de diseño y publicidad, revisiones del stand, viajes, horas de pie tras el stand y reuniones pueden llegar a fatigar. Pero el trabajo no ha terminado ya: hay que sacar partido a la información antes de que se enfríe.

Ata esos contactos

Diste y recibiste tarjetas, intercambiaste números de teléfono, catálogos y folletos… Pero ahora hay que convertir esas primeras tomas de contacto en oportunidades de negocio. Manda mails, haz llamadas, programa reuniones o prepara todo lo que sea necesario para que la buena primera impresión de tu stand corporativo y tu equipo comercial, por las que tanto se ha trabajado, den sus frutos.

Cuéntaselo al mundo

Al igual que enviaste una nota de prensa y un newsletter, hiciste una campaña en redes sociales y Google Ads, hablaste con nosotros para el diseño del stand para ferias y preparaste todo tipo de recursos antes del evento, hay que darle a todo eso un eco una vez pasa la fecha. Envía otro newsletter de agradecimiento, aprovecha el altavoz de las redes para contar la experiencia y comparte con el universo internet cómo ha ido todo.

¿Valió la pena?

Una vez terminan los agobios, la ansiedad y los trabajos post-evento, llega el momento de hacer balance. ¿Se han cumplido los objetivos marcados mientras se planificaba la feria? ¿Ha habido un retorno de la inversión que nos haga pensar en volver de cara a la próxima edición? Hay que hacerse preguntas que nos ayuden a una toma de decisiones estratégica de cara al futuro.

Pero, sobre todo, de cara a planificar tu presencia en ferias profesionales es importante contar con un partner estratégico. Alguien que, cuando es imposible absorber toda esa carga a nivel interno, lidere el acompañamiento, la elaboración de los recursos y la logística necesaria. Y en äbranding contamos con la trayectoria, el equipo y los medios necesarios para ayudarte en todo el camino: desde la propia organización del evento hasta el diseño del stand, la elaboración de invitaciones, material gráfico específico, microsites web y acciones digitales, tanto pre y durante como post evento.