¿Cómo organizar un evento virtual?

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El año 2020 será recordado por el importantísimo papel de la tecnología para el mantenimiento de las relaciones comerciales y personales. Sin la posibilidad de conectar de forma online con otras personas y profesionales, la situación hubiese resultado todavía más dura. En esta nueva normalidad, los eventos online se van a convertir en una tendencia en auge y su celebración será una manera perfecta de mantener nuestra empresa en el candelero.

Pero, ¿cómo organizar un evento virtual?

Aunque los procedimientos y técnicas para la organización de eventos online es diferente a la de los presenciales, el objetivo que perseguimos es el mismo. Nuestra prioridad pasa siempre por poner el foco en el cliente. De este modo, conseguimos mejorar la presencia de nuestra marca y conectar mejor con los consumidores.

Ventajas que debemos tener en cuenta

  1. Los eventos online nos ofrecen la oportunidad de conectar con un público mucho más amplio y localizado en zonas geográficas diferentes. Así, podremos incrementar la notoriedad potencial de nuestras acciones. ¡Nuevas oportunidades de negocio que se abren ante nuestros ojos!
  2. En este tipo de eventos tendremos la posibilidad de utilizar medios digitales que ayudarán a que nuestro mensaje cale mejor entre el público. Podremos, así, ser más directos y certeros en las acciones que nos propongamos.
  3. Los eventos online cuentan con un plus de comodidad. Los asistentes no tienen la necesidad de trasladarse a otra ciudad o asistir un lugar concreto para disfrutar y formar parte del evento.
  4.  Al no depender de un espacio físico y de la necesidad de personal de apoyo, se reduce el nivel de gasto, lo que permite que esa partida se destine a otros aspectos del evento, reduciendo el coste total.
  5. Como resultado de esta reorganización del presupuesto, surge la posibilidad de incrementar el número de eventos que organizamos durante el año. De esta manera, tenemos la opción de conectar con nuestros clientes de una forma natural y directa en más ocasiones.
  6. Al tratarse de un evento virtual, contamos con todo tipo de datos y métricas totalmente analizables, que nos permiten medir mejor el impacto de las acciones.
  7. Este tipo de eventos online favorece la participación e interacción de los asistentes.
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Cuestiones que resolver a la hora de organizar un evento virtual

Como sucede en los eventos presenciales, los preparativos de un evento online requieren de una clara organización. Tener en cuenta los objetivos perseguidos y planificar cada detalle es sumamente importante.

  • ¿A qué público vamos a dirigirnos? Seleccionar el público invitado al evento representa, sin duda, uno de los pilares del éxito. No contar con límites de aforo nos puede llevar a la idea equivocada de que «más es mejor». A pesar de que los eventos virtuales nos brindan la oportunidad de abrir el evento a nuevas zonas y personas, debemos escoger a aquellas que realmente van a estar interesadas. Conseguiremos así que la interacción sea beneficiosa para nuestra marca o empresa.
  • ¿En qué momento va a celebrarse el evento virtual? La elección de horario y día de celebración es un factor clave en la organización de eventos online. Debemos tenerlo en cuenta para garantizar la asistencia del mayor número posible de invitados. De lo contrario, puede que no consigamos cumplir nuestro objetivo.
  • ¿Qué plataforma vamos a utilizar para la organización del evento online? Antes de la crisis sanitaria provocada por la COVID-19 a principios de 2020, el auge de los eventos online ya había comenzado. Pero la situación especial por la que estamos atravesando ha agudizado todavía más su popularidad. Durante estos meses hemos podido observar cómo el número de plataformas digitales ha crecido exponencialmente y cómo aquellas que ya estaban consolidadas han desarrollado nuevas funcionalidades. Por tanto, escoger la más adecuada para nuestro evento es algo esencial.

Gestión de invitados

  • ¿Cómo vamos a gestionar las invitaciones? Tal y como sucede en cualquier evento presencial, debemos planificar de forma detallada el procedimiento que seguiremos para enviar y gestionar las invitaciones del evento. Contamos con multitud de opciones, desde la inscripción a través de un formulario hasta el envío de la invitación vía correo electrónico o incluso la emisión de un bono con un código de acceso.
  • Seguimiento de los resultados del evento. Debemos tener también en cuenta cómo gestionar el trato con los invitados a lo largo del evento. También, por supuesto, mantener el contacto una vez que el evento virtual ha finalizado. Es esencial tener en cuenta cuáles son los resultados que queremos conseguir y cómo medirlos.

La organización de eventos online es, por tanto, un proceso en el que la estrategia y el análisis son factores realmente importantes. ¿Necesitas organizar un evento virtual? Ponte en contacto con nosotros. En äbranding somos expertos en la organización de eventos y podemos ayudarte a conseguir tus objetivos.