Todos los días pasan cosas en tu empresa o negocio, pero hay días en los que suceden cosas memorables. ¿Por qué no contarlas como es debido? ¿Qué relevancia tiene algo que sucede pero que no le cuentas a nadie?
La clave está en la comunicación. Pero no en la comunicación porque sí.
Una estrategia digital y de comunicación de calidad requiere de una labor constante, una presencia controlada y bien dirigida. Cuando se trata de un hito de tu empresa, un aniversario, un evento o feria en el que participa, una fiesta anual o la participación en unas jornadas del sector, hay que comunicarlo y hay que comunicarlo bien.
¿Qué aspectos NO debes pasar por alto?
- Cobertura en redes sociales. Deberás elegir cuáles son las más activas de la empresa y por la tipología de evento la que es más adecuada para comunicarlo. No debes dejar de tener en cuenta claves como “es mejor comunicar poco y bien”, es decir, si no puedes dar una cobertura total en todas las redes, deberás escoger la que contenga una mayor comunidad que presente mayor interacción.
- Cobertura fotográfica y audiovisual. Una máxima: que tu hito quede para la posteridad con la mayor profesionalidad posible. Unas fotografías de gran calidad, un vídeo resumen que contenga incluso entrevistas y grafismo… Se trata de una apuesta por generar contenido que después podrás utilizar en cualquier soporte de difusión y que, tratado como es debido, hablará muy bien de tu negocio.
- Cobertura de prensa. Debes plantearte antes del evento si requieres la presencia de algún medio de comunicación o algún periodista en concreto. Es interesante que te plantees a qué medios puede resultar interesante tu evento e incluso incluir alguna acción que pueda resultar de interés para atraer la atención previa de los mismos.
- Elementos gráficos y presencia de marca en el evento. Hay que cuidar cada detalle del evento, la imagen corporativa de tu empresa o negocio tiene que tener una presencia adecuada así como tiene que ser adaptada a los soportes más idóneos: photocall, banderolas, roll-up, invitaciones, acreditaciones… los elementos son infinitos. Habrá que escoger cuáles son los más adecuados según el presupuesto y el espacio el que se lleve a cabo.
¿Y después del evento?
- Difusión de nota de prensa y/o newsletter. A posteriori del evento hay que plantearse si puede resultar de interés a ciertos medios de comunicación de prensa especializada o generalista. La selección ha de ser cuidada y se ha de realizar un contacto directo para que sea efectivo. Una vez seleccionados, se les puede hacer llegar una nota de prensa junto a una galería fotografía. Por otra parte, se puede usar la base de datos de contactos propia tanto para enviar la invitación al evento como para, después del evento, enviar un newsletter con un diseño atractivo y todos los materiales gráficos y audiovisuales.
- Difusión en página web y redes sociales. Muy importante es hacer un buen post evento en redes sociales y en la página web elaborando una noticia con una galería fotográfica, el vídeo realizado para la ocasión, etc.
¿Y para finalizar?
Debes medir el éxito de tu evento analizando los siguientes aspectos:
- Número de invitados/ asistentes: Para medir la capacidad de convocatoria con tus acciones de comunicación puedes realizar una comparativa del número de invitados oficial y el número de asistentes definitivo.
- Contactos de potenciales clientes obtenidos: antes, durante y después. Hay que valorar la cantidad de nuevos contactos o la posibilidad de afianzar los que ya tenías para lo que hay que dejar un margen de tiempo razonable en función de la categoría y temporalidad de tus productos o servicios.
- Inversiones en publicidad, acciones de comunicación y resultados obtenidos. En este caso no debes tener en cuenta solo los resultados en ventas o en cierre de proyectos, sino medir a nivel de comunicación la notoriedad de marca y engagement obtenido con tus acciones de comunicación y publicidad (si es el caso).
- Impacto y repercusión obtenida a través de tus canales y acciones de comunicación externa. Es decir, ¿a cuántas personas alcanzaste con tu evento?
La medición del éxito o fracaso de la comunicación de un evento debe basarse en el grado de consecución de los objetivos que se hayan marcado, utilizando para ello los KPI´s adecuados de forma coherente de acuerdo a las necesidades y situación original de la empresa. De esta manera calcularemos el ROI (Return On Investment), es decir, el retorno de la inversión.
